Febrero: organizarse para participar, por Eduardo Matute A.
Twitter: @edmatute
Los meses de febrero y marzo, se encuentran destinados legal y culturalmente para la celebración de las asambleas anuales en las cooperativas. Definidas estatutariamente como la instancia de participación de las personas asociadas, su organización ocupa un buen tramo de estos dos meses, para los diferentes Consejos y comités directivos de la cooperativa.
¿Cómo lograr que el esfuerzo invertido redunde en una mayor participación en la cooperativa? Brindamos algunas pistas, producto de la experiencia y del trabajo de diversos equipos, que han permitido ir alimentando esos saberes colectivos, de los que podemos nutrirnos y alimentar otras experiencias:
1-La definición del objetivo. Básicamente las asambleas se realizan en torno al cumplimiento de tres objetivos:
a-El análisis y evaluación del trabajo y los resultados económicos y sociales del año anterior
b-La propuesta de desarrollo en el año en curso
c-La renovación de los cuerpos directivos.
Definir el objetivo o los objetivos a cumplir, permite delinear el trabajo a desarrollar en este período, establecer los documentos a elaborar para presentar a la asamblea y establecer los responsables respectivos. La clarificación de los objetivos permite precisar el Orden del día a cumplirse en la asamblea. En estos meses, la experiencia señala que se deben conformar equipos de trabajo específicos, para las actividades preparatorias: el comité de nominaciones –cuya finalidad es encontrar asociados dispuestos a ejercer las responsabilidades de aquellos a los cuales se le vence el período–, el equipo de infraestructura local. Refrigerio, impresiones, el comité de participación que trabaja en estimular la participación de asociados en la asamblea.
2-Establecimiento de Metas y presupuesto. Acordar metas y contar con un presupuesto, hace posible que el trabajo en equipo pueda rendir frutos y estimula la acción conjunta. Las dos principales metas que se deben establecer es la fecha tope para celebrar la asamblea y el número de asociados que se pretende asistan a la misma. A partir de esta fecha y del número de asociados que se aspiran participen en la asamblea, se pueden definir los responsables de las convocatorias, los instrumentos a desarrollar, la definición de local, mobiliario, refrigerios, impresiones y otros gastos, con el cual se arma el presupuesto. Cada responsabilidad debe llevarse a cabo por un equipo de trabajo.
3-Los calendarios: Todas las actividades y metas se concentran en los almanaques, base del proceso organizativo. Hay un calendario general, que sirve de referencia para todos los participantes. Un calendario por instancia administrativa o de dirección y un calendario por equipo de trabajo específico. Cada calendario debe contener los objetivos fijados, las etapas a cumplir y las acciones a cumplir en fechas ciertas. También contener una bitácora, donde se puedan ir reflejando observaciones o comentarios con los cuales se aclare el modo de implementación de cada acción prefijada. Las herramientas tecnológicas, como los grupos de WhatsApp, Telegram y los directorios compartidos como Drive o Dropbox, formularios de información a través de Google Forms, posibilitan la comunicación y documentación de los distintos procesos.
Una vez fijado un calendario, sólo se deberían permitir modificaciones debido a razones de causa mayor difíciles de sortear, cambios dentro de los límites ya establecidos o mediante un acuerdo de los participantes.
La búsqueda del consenso en la elaboración de los calendarios, y en general en los acuerdos en las diferentes instancias cooperativas, es fundamental, para el compromiso y la efectividad del trabajo. El rendimiento por disciplina siempre es menor que el desarrollado por acuerdo consensual.
Aunque sucede inusualmente, se debe realizar el esfuerzo de evaluar el proceso organizativo, una vez culminada la realización de la asamblea. La evaluación permite que los aprendizajes sean colectivos, se difundan y se estimula la participación de más personas asociadas. Si esta evaluación se añade a la documentación producida, se crea un soporte para las futuras asambleas y para otras organizaciones que pueden asesorarse con estos aprendizajes.
Eduardo Matute es cooperativista.
TalCual no se hace responsable por las opiniones emitidas por el autor de este artículo
