Ni muchas ni pocas: solo las reuniones necesarias, por David Somoza Mosquera
No se deben menospreciar las reuniones de trabajo, contrariamente a lo que algunos puedan pensar no necesariamente suponen una pérdida de tiempo. Realmente son fundamentales para el desarrollo y comunicación de una empresa y más en estos momentos en los que se requiere que todas las piezas engranen casi con la precisión de un reloj.
En las compañías no puede haber margen para la improvisación, o al menos hay que minimizarlo, y las reuniones contribuyen a ello, pues son el medio propicio para trazar estrategias y lograr una mejor planificación.
Es cierto que hay empresas que agendan más reuniones de las que realmente necesitan, pero la solución no pasa únicamente por tratar de reducir su número por semana o al mes, sino lograr que sean más productivas.
Los encuentros aburridos, sobrios y estáticos deben evitarse -como de hecho está ocurriendo en muchas compañías- para dar paso a reuniones en las que el dinamismo, la variedad de herramientas, los detalles y entornos distintos se imponen.
Las reuniones de trabajo han cambiado de modalidad y es conveniente que las empresas estén a tono. Es importante incorporar en estos encuentros tecnologías avanzadas. Sobre todo ahora, que un groso del personal se ha visto obligado a trabajar desde sus casas.
Hay aplicaciones que facilitan las reuniones a distancia y permiten la participación de un número significativo de personas. Funcionan para chats de video, llamadas y mensajería instantánea, como es el caso de Skype, de Microsoft, una de las más famosas, o de Zoom, que se ha vuelto muy popular. Otra muy usada es Hangouts, de Google.
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Aunque estas plataformas son útiles, lo clave es quiénes están al frente de las reuniones, cómo las conducen y la agenda a tratar. De eso depende que tan productivas o no serán en cuanto a resultados.
No hay una regla de cómo hacer una reunión efectiva, pero hay ejemplos que podrían servir de guía. Amazon y Google tienen una gran cultura empresarial que les ayuda a aumentar la productividad de sus empleados y esto pasa por haber definido cómo deben realizarse las reuniones.
Cuando Larry Page se convirtió en director ejecutivo de Google por segunda vez en 2011, envió un correo a toda la empresa explicando cómo pensaba tener reuniones más efectivas. Luego nombró a un “tomador de decisiones”, quien sería responsable de dirigirlas y llegar a una conclusión. Si la reunión no requería de una decisión, entonces no era necesario hacerla.
Pero es el fundador de Amazon, Jeff Bezos, quien tiene una de las prácticas más innovadoras y que se conoce como “la regla de las dos pizzas”: las reuniones deben ser lo suficientemente pequeñas como para alimentar a los invitados con dos pizzas, y si no alcanzan es porque hay demasiadas personas. Esto, según Bezos, garantiza una colaboración fácil y un pensamiento grupal más dinámico.
Replicar modelos como los anteriores o incorporarlos a las estrategias puede ayudar a las empresas a evitar reuniones innecesarias, así como malas prácticas que entorpecen y retrasan. Sin embargo, al final depende de cada compañía -en función de su visión, objetivos y metas- el peso que le dé a las reuniones y cómo llevarlas a cabo.
Lo que sí está claro es que para obtener mejores resultados y tener empleados más productivos, las reuniones han de ser realmente útiles. Así que ni muchas ni pocas: solo las necesarias.
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